TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN MỘT QUÁN CÓ THỂ BÁN, VẬN HÀNH VÀ KIỂM SOÁT ĐƯỢC

Phadin bắt đầu từ bài toán kinh doanh, không bắt đầu từ bản vẽ hoặc danh sách máy móc.

Nội dung thực hiện:

• Làm rõ mục tiêu đầu tư và mức độ tham gia của chủ quán.
• Xác định giới hạn vốn, vốn dự phòng và khả năng chịu rủi ro.
• Phân tích nhóm khách hàng mục tiêu.
• Phân tích khu vực và đối thủ chính.
• Xác định loại hình cửa hàng và trải nghiệm cốt lõi.
• Xây khoảng giá và cấu trúc doanh thu.
• Lập ba kịch bản doanh thu, chi phí và hòa vốn.
• Đánh giá mặt bằng nếu đã có địa điểm cụ thể.

Cổng phê duyệt 1: Chủ đầu tư phê duyệt mô hình, giới hạn vốn, khách hàng mục tiêu và kịch bản tài chính cơ sở.

Đầu ra chính: Hồ sơ mô hình kinh doanh và khung tài chính dự án.

Mục tiêu là chuyển mô hình kinh doanh thành một ý tưởng chủ đạo đủ rõ để thiết kế không gian, sản phẩm và dịch vụ cùng đi theo một hướng.

Nội dung thực hiện:

• Xác định lời hứa giá trị của quán.
• Xây nguyên tắc trải nghiệm khách hàng.
• Xác định cách khách tiếp cận, gọi món, chờ món, nhận món và sử dụng không gian.
• Xác định mức phục vụ: tự phục vụ, bán tại quầy, phục vụ tại bàn hoặc kết hợp.
• Xác định vai trò của không gian, sản phẩm và con người trong trải nghiệm.
• Viết yêu cầu chuyên môn để đơn vị thiết kế và nhận diện triển khai.
• Rà soát bản vẽ theo nhu cầu vận hành.

Cổng phê duyệt 2: Chủ đầu tư phê duyệt ý tưởng chủ đạo, trải nghiệm và yêu cầu thiết kế.

Đầu ra chính: Bản định hướng ý tưởng chủ đạo và yêu cầu thiết kế vận hành.

Thực đơn được phát triển để đồng thời đạt bốn yêu cầu: phù hợp khách hàng, có khả năng bán, tạo lợi nhuận và vận hành được trong quầy thật.

Nội dung thực hiện:

• Xây kiến trúc thực đơn theo nhóm sản phẩm.
• Xác định sản phẩm nhận diện, sản phẩm bán chính, sản phẩm tạo lợi nhuận và sản phẩm theo mùa.
• Nghiên cứu công thức tại phòng thử nghiệm.
• Chuẩn hóa định lượng và quy cách trình bày.
• Tính giá vốn lý thuyết.
• Đề xuất giá bán và lãi gộp mục tiêu.
• Tối ưu khả năng dùng chung nguyên liệu.
• Thiết kế quy trình chuẩn bị nguyên liệu trước ca.
• Kiểm tra thời hạn sử dụng sau khi chuẩn bị.
• Đo thời gian pha chế và số bước thao tác.
• Thử nghiệm bằng thiết bị dự kiến dùng tại cửa hàng.
• Khóa danh sách nguyên liệu và tiêu chuẩn đầu vào.

Cổng phê duyệt 3: Chủ đầu tư duyệt danh mục sản phẩm, hương vị, giá bán và cấu trúc giá vốn.

Đầu ra chính: Bộ công thức, định lượng, giá vốn, cách chuẩn bị và tiêu chuẩn sản phẩm.

Phadin chuyển yêu cầu sản phẩm và công suất thành một hệ quầy có thể vận hành.

Nội dung thực hiện:

• Xác định số đơn mục tiêu trong giờ cao điểm.
• Xây sơ đồ luồng thao tác.
• Xác định các khu chức năng trong quầy.
• Tư vấn vị trí máy móc, dụng cụ và nguyên liệu.
• Rà soát điện, nước, thoát nước, thông gió và điều kiện vệ sinh.
• Lập danh mục thiết bị theo công suất và ngân sách.
• So sánh phương án mua mới, thuê hoặc tận dụng thiết bị hiện có.
• Xây tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.
• Xây danh mục nguyên liệu chính và mức tồn ban đầu.
• Kiểm tra bản vẽ quầy trước khi thi công.
• Kiểm tra quầy sau lắp đặt bằng thao tác thật.

Cổng phê duyệt 4: Chủ đầu tư duyệt quầy, danh mục thiết bị, tổng ngân sách thiết bị và nhà cung cấp chính.

Đầu ra chính: Hồ sơ tư vấn quầy, thiết bị, dụng cụ và danh mục nguyên liệu.

Phadin xây một hệ vận hành vừa đủ dùng, tránh hai cực: không có tiêu chuẩn hoặc có quá nhiều tài liệu nhưng nhân viên không sử dụng.

Nội dung thực hiện:

• Thiết kế cơ cấu ca làm.
• Xây quy trình mở ca, trong ca, bàn giao và đóng ca.
• Xây quy trình chuẩn bị, bảo quản và hủy nguyên liệu.
• Xây quy trình nhận hàng, nhập kho, xuất kho và kiểm kê.
• Xây quy trình pha chế và kiểm soát chất lượng.
• Xây quy trình vệ sinh quầy, thiết bị và khu vực khách.
• Xây quy trình nhận đơn, giao món và xử lý phản hồi.
• Thiết lập nguyên tắc thu ngân, tiền mặt, giảm giá và hủy hóa đơn.
• Xác định báo cáo cuối ngày, tuần và tháng.
• Thiết lập các chỉ số chủ quán cần theo dõi.
• Rà soát phần mềm bán hàng, kho, thanh toán và phân quyền.
• Xây bảng kiểm cho nhân viên, ca trưởng và quản lý.

Cổng phê duyệt 5: Chủ đầu tư duyệt bộ vận hành, hệ thống báo cáo và nguyên tắc phân quyền.

Đầu ra chính: Sổ tay vận hành, bộ quy trình, bảng kiểm và báo cáo quản lý.

Mục tiêu không chỉ là truyền đạt kiến thức. Đội ngũ phải chứng minh có thể làm đúng trong ca vận hành thật.

Nội dung thực hiện:

• Xác định định biên nhân sự theo khung giờ và công suất.
• Xây mô tả công việc cho các vị trí chính.
• Xây tiêu chí tuyển dụng và bộ câu hỏi phỏng vấn cơ bản.
• Lập kế hoạch tuyển và đào tạo.
• Đào tạo kiến thức sản phẩm.
• Đào tạo thao tác pha chế và chuẩn bị nguyên liệu.
• Đào tạo dịch vụ khách hàng.
• Đào tạo sử dụng phần mềm và quy trình ca làm.
• Đào tạo ca trưởng hoặc quản lý cửa hàng.
• Kiểm tra lý thuyết, thao tác và khả năng phối hợp.
• Xác định nhân sự đủ điều kiện làm việc độc lập.

Cổng phê duyệt 6: Chủ đầu tư và Phadin xác nhận danh sách nhân sự đủ điều kiện tham gia chạy thử và khai trương.

Đầu ra chính: Kế hoạch nhân sự, tài liệu đào tạo và kết quả kiểm tra năng lực.

Phadin đưa toàn bộ hệ thống qua ca chạy thử trước khi phục vụ khách thật.

Nội dung thực hiện:

• Chạy thử nội bộ theo luồng đơn hàng.
• Chạy thử có khách mời nếu phạm vi cho phép.
• Diễn tập giờ cao điểm.
• Đo thời gian nhận đơn và ra món.
• Theo dõi lỗi sản phẩm, lỗi giao tiếp và lỗi phối hợp.
• Kiểm tra khả năng bổ sung nguyên liệu giữa ca.
• Kiểm tra thu ngân, hóa đơn, thanh toán và báo cáo.
• Kiểm tra mở ca, bàn giao và đóng ca.
• Ghi nhận hạng mục chặn và người phụ trách khắc phục.
• Đánh giá mức độ sẵn sàng theo từng nhóm.

Ba kết luận có thể đưa ra:

• Sẵn sàng khai trương.
• Sẵn sàng có điều kiện.
• Chưa sẵn sàng, cần lùi ngày hoặc thu hẹp phạm vi.

Cổng phê duyệt 7: Chủ đầu tư xác nhận quyết định khai trương dựa trên báo cáo mức độ sẵn sàng.

Đầu ra chính: Báo cáo chạy thử, danh sách lỗi và báo cáo kết luận trước khai trương.

Giai đoạn này biến dữ liệu vận hành thật thành các điều chỉnh có kiểm soát.

Nội dung thực hiện tùy phạm vi hợp đồng:

• Quan sát hoạt động trong ngày khai trương.
• Theo dõi số đơn, giá trị hóa đơn và cơ cấu sản phẩm.
• Theo dõi thời gian ra món và lỗi làm lại.
• Theo dõi hao hụt, hủy hàng và chênh lệch tồn kho.
• Ghi nhận phản hồi khách hàng.
• Điều chỉnh cách chuẩn bị nguyên liệu và bố trí quầy.
• Điều chỉnh lịch làm việc và phân công ca.
• Rà soát sản phẩm bán yếu hoặc gây tắc quầy.
• Họp đánh giá theo tuần.
• Bàn giao kế hoạch hành động 30–90 ngày tiếp theo.

Cổng phê duyệt 8: Chủ đầu tư nghiệm thu hồ sơ cuối cùng và tiếp nhận kế hoạch duy trì.

Đầu ra chính: Báo cáo sau khai trương, danh sách điều chỉnh và kế hoạch 30–90 ngày.