Mở rộng chuỗi khi cửa hàng mẫu đã đủ chuẩn, không nhân rộng sai lệch

Mục tiêu

Chọn hoặc xây một điểm bán đủ điều kiện làm chuẩn cho toàn chuỗi.

Phadin thực hiện

• Khảo sát các điểm bán hiện có.
• So sánh doanh thu, chất lượng, đội ngũ, quầy, kho, báo cáo và mức độ ổn định.
• Chọn điểm có tiềm năng làm cửa hàng mẫu.
• Chuẩn hóa lại sản phẩm.
• Chuẩn hóa quầy pha chế.
• Chuẩn hóa ca làm.
• Chuẩn hóa kho và mua hàng.
• Chuẩn hóa dịch vụ khách hàng.
• Chuẩn hóa vai trò quản lý.
• Chuẩn hóa báo cáo.
• Kiểm tra khả năng nhân bản.

Câu hỏi phải trả lời

• Điểm bán nào nên làm chuẩn?
• Điểm bán đó đã đủ chuẩn chưa?
• Những gì có thể nhân bản?
• Những gì chỉ phù hợp với mặt bằng hoặc con người hiện tại?
• Cần sửa gì trước khi dùng làm mẫu?

Đầu ra chính

• Báo cáo lựa chọn cửa hàng mẫu.
• Danh sách tiêu chí cửa hàng mẫu.
• Kế hoạch hoàn thiện cửa hàng mẫu.
• Biên bản xác nhận cửa hàng mẫu sau giai đoạn áp dụng thử.

Mục tiêu

Đưa toàn bộ chuỗi về một hệ quy chiếu chung để mỗi điểm bán không tự vận hành theo cách riêng.

Phadin chuẩn hóa

• Tiêu chuẩn sản phẩm.
• Tiêu chuẩn nguyên liệu.
• Tiêu chuẩn pha chế.
• Tiêu chuẩn dịch vụ.
• Tiêu chuẩn vệ sinh.
• Tiêu chuẩn hình ảnh cửa hàng.
• Tiêu chuẩn quầy.
• Tiêu chuẩn kho.
• Tiêu chuẩn ca làm.
• Tiêu chuẩn xử lý sự cố.
• Tiêu chuẩn báo cáo.
• Tiêu chuẩn quản lý.

Nguyên tắc thiết kế

Mỗi tiêu chuẩn phải trả lời được:

• Chuẩn đúng là gì?
• Ai chịu trách nhiệm?
• Ai kiểm tra?
• Bằng chứng nào phải lưu?
• Khi lệch chuẩn thì xử lý ra sao?

Đầu ra chính

• Bộ tiêu chuẩn toàn chuỗi.
• Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc và tiêu chuẩn linh hoạt.
• Quy định phiên bản tài liệu và người có quyền cập nhật.

Mục tiêu

Giúp chủ chuỗi chuyển từ người chữa sự cố thành người quản trị hệ thống.

Phadin làm rõ vai trò

• Chủ chuỗi.
• Người phụ trách vận hành.
• Giám sát cửa hàng.
• Quản lý cửa hàng.
• Ca trưởng.
• Nhân viên nòng cốt.
• Người phụ trách đào tạo.
• Người phụ trách kho hoặc mua hàng nếu có.

Nội dung thiết kế

• Sơ đồ tổ chức hiện tại.
• Sơ đồ tổ chức mục tiêu.
• Quyền quyết định từng vai trò.
• Trách nhiệm báo cáo.
• Nhịp họp.
• Cách giao việc.
• Cơ chế xử lý điểm lệch chuẩn.
• Cơ chế leo thang vấn đề về chủ chuỗi.
• Tiêu chí đánh giá quản lý cửa hàng.

Câu hỏi phải trả lời

• Việc nào chủ chuỗi cần giữ?
• Việc nào cần giao cho người phụ trách vận hành?
• Quản lý cửa hàng được quyền quyết định đến đâu?
• Khi cửa hàng lệch chuẩn, ai phát hiện, ai xử lý, ai kiểm tra lại?

Đầu ra chính

• Cơ cấu tổ chức chuỗi.
• Ma trận quyền quyết định.
• Mô tả vai trò quản lý.
• Lịch họp và báo cáo quản trị.
• Cơ chế xử lý vấn đề theo cấp độ.

Mục tiêu

Giúp chủ chuỗi nhìn được tình trạng nhiều điểm bán bằng cùng một hệ chỉ số, thay vì đọc nhiều báo cáo rời rạc.

Phadin thiết kế hệ báo cáo về

• Doanh thu từng cửa hàng.
• Số hóa đơn từng cửa hàng.
• Giá trị trung bình mỗi hóa đơn.
• Doanh thu theo nhóm sản phẩm.
• Doanh thu theo kênh bán.
• Giá vốn từng cửa hàng.
• Hao hụt và hủy hàng.
• Tồn kho.
• Chi phí nhân sự vận hành.
• Lịch làm việc.
• Phản hồi khách hàng.
• Sự cố vận hành.
• Chất lượng sản phẩm.
• Kết quả kiểm tra cửa hàng.
• So sánh hiệu quả giữa các điểm.

Mức cảnh báo đề xuất

Hệ báo cáo phải có các điểm cảnh báo, ví dụ:

• Doanh thu giảm liên tục.
• Giá vốn vượt ngưỡng.
• Hủy hàng tăng bất thường.
• Số lỗi sản phẩm tăng.
• Thời gian ra món kéo dài.
• Điểm kiểm tra cửa hàng giảm.
• Một nhóm sản phẩm sụt giảm bất thường.
• Chi phí nhân sự vượt tỷ lệ mục tiêu.

Đầu ra chính

• Bộ mẫu báo cáo ngày, tuần và tháng.
• Bảng so sánh hiệu quả giữa các điểm bán.
• Danh mục chỉ số trọng yếu.
• Ngưỡng cảnh báo.
• Lịch đọc báo cáo cho chủ chuỗi và đội quản lý.

Mục tiêu

Tạo cơ chế kiểm soát chất lượng giữa các điểm bán, không phụ thuộc hoàn toàn vào cảm nhận của chủ chuỗi.

Phadin xây dựng

• Bảng chấm điểm cửa hàng.
• Tiêu chí kiểm tra sản phẩm.
• Tiêu chí kiểm tra quầy.
• Tiêu chí kiểm tra kho.
• Tiêu chí kiểm tra vệ sinh.
• Tiêu chí kiểm tra dịch vụ.
• Tiêu chí kiểm tra nhân sự.
• Tiêu chí kiểm tra báo cáo.
• Lịch kiểm tra báo trước.
• Lịch kiểm tra bất ngờ nếu phù hợp.
• Cơ chế ghi nhận lỗi.
• Thời hạn khắc phục.
• Cách kiểm tra lại.
• Cách lưu bằng chứng.

Điểm kiểm tra không nên chỉ là hình thức

Bảng kiểm phải giúp đội ngũ biết:

• Điểm nào là lỗi nghiêm trọng.
• Điểm nào cần sửa ngay trong ngày.
• Điểm nào cần đào tạo lại.
• Điểm nào là lỗi hệ thống, không chỉ là lỗi cá nhân.
• Điểm nào phải báo cáo về chủ chuỗi.

Đầu ra chính

• Bộ bảng kiểm cửa hàng.
• Thang điểm kiểm tra.
• Quy định xếp loại cửa hàng.
• Mẫu báo cáo kiểm tra.
• Cơ chế xử lý và kiểm tra lại.

Mục tiêu

Giúp chuỗi đào tạo nhân viên mới, ca trưởng và quản lý cửa hàng theo một lộ trình thống nhất.

Phadin xây dựng

• Lộ trình tiếp nhận nhân viên mới.
• Tài liệu đào tạo sản phẩm.
• Tài liệu đào tạo quầy.
• Tài liệu đào tạo dịch vụ.
• Tài liệu đào tạo ca làm.
• Tài liệu đào tạo kho cơ bản.
• Tài liệu đào tạo ca trưởng.
• Tài liệu đào tạo quản lý cửa hàng.
• Bảng kiểm năng lực.
• Bài kiểm tra sau đào tạo.
• Điều kiện xác nhận đủ năng lực làm việc độc lập.
• Cách đào tạo lại khi có lỗi lặp lại.

Đối tượng đào tạo

• Nhân viên mới.
• Nhân viên hiện tại.
• Ca trưởng.
• Quản lý cửa hàng.
• Người phụ trách vận hành.
• Người được chọn làm đào tạo viên nội bộ.

Đầu ra chính

• Hệ thống đào tạo nội bộ.
• Ma trận năng lực theo vị trí.
• Bộ kiểm tra năng lực.
• Lộ trình đào tạo quản lý và ca trưởng.
• Cơ chế xác nhận đủ điều kiện làm việc độc lập.

Mục tiêu

Giúp chuỗi mở thêm điểm bán theo một bộ tiêu chuẩn và trình tự rõ ràng, giảm tình trạng mỗi lần mở mới là một lần xử lý lại từ đầu.

Phadin xây dựng

• Tiêu chí chọn mặt bằng.
• Bảng đánh giá mặt bằng.
• Kế hoạch dự án mở điểm mới.
• Danh mục việc trước khai trương.
• Chuẩn quầy pha chế.
• Danh mục thiết bị và dụng cụ.
• Danh mục nguyên liệu ban đầu.
• Kế hoạch tuyển dụng.
• Kế hoạch đào tạo.
• Bảng kiểm trước khai trương.
• Kịch bản chạy thử.
• Kiểm tra ngày thứ bảy sau khai trương.
• Kiểm tra ngày thứ ba mươi sau khai trương.

Câu hỏi phải trả lời

• Mặt bằng nào phù hợp với chuỗi?
• Trước khi ký mặt bằng cần kiểm tra gì?
• Mở điểm mới cần những mốc nào?
• Ai chịu trách nhiệm từng mốc?
• Khi nào được phép khai trương?
• Sau khai trương cần theo dõi những chỉ số nào?

Đầu ra chính

• Bộ tiêu chuẩn mở điểm bán mới.
• Bảng kiểm trước khai trương.
• Mẫu kế hoạch dự án mở điểm mới.
• Mẫu kiểm tra 7 ngày và 30 ngày đầu.

Mục tiêu

Giúp chủ chuỗi chuyển từ việc xử lý từng sự vụ sang quản trị theo báo cáo, mục tiêu, người phụ trách và nhịp quyết định.

Phadin cố vấn về

• Cách đọc báo cáo kinh doanh đa điểm.
• Cách xác định điểm nghẽn giữa các cửa hàng.
• Cách ưu tiên nguồn lực.
• Cách đánh giá năng lực quản lý.
• Cách quyết định mở thêm điểm bán.
• Cách xử lý xung đột giữa tốc độ tăng trưởng và năng lực kiểm soát.
• Cách phân quyền mà không mất kiểm soát.
• Cách xây lịch họp tháng và quý.
• Cách theo dõi lộ trình phát triển 6–12 tháng.

Cố vấn không bao gồm

• Trả lời tin nhắn không giới hạn.
• Trực tiếp điều hành nhân viên.
• Thay chủ chuỗi ra quyết định tuyển, sa thải hoặc kỷ luật.
• Thay quản lý cửa hàng xử lý sự vụ hằng ngày.
• Đảm bảo mọi điểm bán đều tăng doanh thu theo một tỷ lệ cố định.

Đầu ra chính

• Lộ trình phát triển 6–12 tháng.
• Lịch họp quản trị.
• Danh sách quyết định ưu tiên.
• Biên bản cố vấn định kỳ.
• Kế hoạch hành động theo tháng.