QUÁN KHÔNG THỂ BỚT PHỤ THUỘC VÀO CHỦ NẾU MỌI THỨ VẪN NẰM TRONG TRÍ NHỚ CỦA MỘT VÀI NGƯỜI

Mục tiêu là giảm độ lệch giữa các ca, giữa nhân sự mới và cũ, đồng thời giúp chủ quán hiểu sản phẩm nào đang tạo giá trị và sản phẩm nào đang gây phức tạp không cần thiết.

Nội dung thực hiện:

• Rà soát cấu trúc thực đơn hiện tại.
• Chuẩn hóa công thức và định lượng.
• Chuẩn hóa đơn vị đo.
• Xác định tiêu chuẩn nguyên liệu đầu vào.
• Xác định tiêu chuẩn hương vị, nhiệt độ, độ ngọt, lượng đá và hình thức.
• Chuẩn hóa dụng cụ đong, cân và thiết bị sử dụng.
• Xác định thời gian mục tiêu cho từng nhóm sản phẩm.
• Xác định thời hạn sử dụng sau khi chuẩn bị.
• Xác định cách dán nhãn và bảo quản.
• Rà soát giá vốn lý thuyết.
• Thiết kế cách kiểm tra chất lượng đầu ca và trong ca.
• Xác định cơ chế xử lý khi sản phẩm lệch chuẩn.

Đầu ra điển hình:

• Phiếu tiêu chuẩn từng sản phẩm.
• Bộ công thức và định lượng được phê duyệt.
• Bảng thời hạn sử dụng.
• Bảng kiểm chất lượng sản phẩm.
• Hướng dẫn hiệu chuẩn dụng cụ và thiết bị liên quan.

Mục tiêu là giúp quầy giảm di chuyển không cần thiết, chuẩn bị đúng khối lượng, bổ sung nguyên liệu có kế hoạch và phản ứng tốt hơn trong giờ cao điểm.

Nội dung thực hiện:

• Quan sát luồng nhận đơn, pha chế và giao món.
• Ghi nhận số bước di chuyển và điểm chờ.
• Rà soát vị trí thiết bị, dụng cụ và nguyên liệu.
• Xác định vùng làm việc và trách nhiệm trong quầy.
• Chuẩn hóa chuẩn bị đầu ca.
• Xác định mức chuẩn bị theo khung giờ hoặc dự báo sản lượng.
• Chuẩn hóa bổ sung nguyên liệu giữa ca.
• Chuẩn hóa vệ sinh tại chỗ và vệ sinh cuối ca.
• Xây kịch bản xử lý giờ cao điểm.
• Xây kịch bản khi thiết bị hoặc nguyên liệu gặp sự cố.
• Xác định các điểm cần kiểm an toàn và vệ sinh.
• Đề xuất điều chỉnh bố trí trong phạm vi không yêu cầu thiết kế xây dựng lớn.

Đầu ra điển hình:

• Sơ đồ luồng quầy hiện trạng và đề xuất.
• Bảng phân khu quầy.
• Bảng chuẩn bị nguyên liệu theo ca.
• Bảng kiểm quầy.
• Kịch bản vận hành giờ cao điểm.

Mục tiêu là giúp mỗi ca có một nhịp vận hành thống nhất và giảm việc phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.

Nội dung thực hiện:

• Quy trình nhận ca.
• Quy trình mở ca.
• Kiểm tra tiền đầu ca.
• Kiểm tra nguyên liệu và thiết bị.
• Phân công vị trí.
• Họp đầu ca ngắn.
• Quy trình vận hành giữa ca.
• Bổ sung nguyên liệu giữa ca.
• Kiểm tra vệ sinh định kỳ.
• Bàn giao ca.
• Kiểm tiền và đối soát.
• Kiểm hàng và hủy hàng.
• Đóng ca.
• Báo cáo sự cố.
• Xử lý tài sản thất lạc, khiếu nại và tình huống bất thường.

Đầu ra điển hình:

• Quy trình mở, giữa, bàn giao và đóng ca.
• Bộ bảng kiểm theo vị trí.
• Phiếu bàn giao ca.
• Nhật ký sự cố.
• Sơ đồ quyền xử lý theo tình huống.

Mục tiêu là thiết lập một dòng chảy nguyên liệu có trách nhiệm rõ từ lúc đặt hàng đến lúc được sử dụng, tồn hoặc hủy.

Nội dung thực hiện:

• Danh mục nguyên liệu và mã hàng.
• Chuẩn hóa đơn vị mua, đơn vị kho và đơn vị sử dụng.
• Xác định mức tồn tối thiểu, mức tồn mục tiêu và điểm đặt hàng.
• Phân quyền đặt hàng và phê duyệt.
• Quy trình nhận hàng và kiểm tra chất lượng.
• Quy trình nhập kho và bố trí kho.
• Nguyên tắc nhập trước, xuất trước theo thời hạn.
• Quy trình xuất dùng và bổ sung quầy.
• Quy trình chuyển hàng giữa điểm bán nếu có.
• Kiểm kê nhanh và kiểm kê định kỳ.
• Quy trình hủy hàng và ghi nhận nguyên nhân.
• Đối chiếu chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế.
• Cơ chế xử lý chênh lệch.
• Báo cáo hàng chậm luân chuyển, hết hạn hoặc mua vượt nhu cầu.

Đầu ra điển hình:

• Danh mục mã hàng và đơn vị tính.
• Quy trình mua, nhận, nhập, xuất, kiểm và hủy.
• Phiếu nhận hàng.
• Phiếu kiểm kê.
• Báo cáo chênh lệch và hao hụt.
• Bảng mức tồn đề xuất.

Mục tiêu là tạo ra một cách phục vụ nhất quán nhưng vẫn tự nhiên, không biến nhân viên thành người đọc kịch bản máy móc.

Nội dung thực hiện:

• Tiêu chuẩn chào đón.
• Cách xác định nhu cầu khách hàng.
• Cách giới thiệu và bán thêm phù hợp.
• Quy trình xác nhận đơn.
• Quy trình thu tiền.
• Quy trình giao món.
• Cách theo dõi thời gian chờ.
• Tiêu chuẩn vệ sinh khu vực khách.
• Cách tiếp nhận phản hồi.
• Phân quyền làm lại món, hoàn tiền, tặng bù hoặc báo quản lý.
• Quy trình xử lý khiếu nại.
• Cách ghi nhận phản hồi lặp lại.
• Tiêu chuẩn kết thúc trải nghiệm.

Đầu ra điển hình:

• Tiêu chuẩn hành trình phục vụ.
• Hướng dẫn xử lý tình huống.
• Ma trận phân quyền bồi hoàn.
• Phiếu ghi nhận phản hồi.
• Bảng kiểm khu vực khách.

Mục tiêu là chuyển từ giao việc theo người sang giao việc theo vai trò, đồng thời xây một con đường rõ để nhân sự mới có thể đạt chuẩn.

Nội dung thực hiện:

• Cơ cấu tổ chức phù hợp quy mô.
• Định biên theo ca và khung giờ.
• Mô tả công việc.
• Quyền hạn và trách nhiệm.
• Tiêu chí tuyển dụng.
• Bảng câu hỏi phỏng vấn cơ bản.
• Lộ trình tiếp nhận nhân viên mới.
• Danh mục năng lực theo vị trí.
• Kế hoạch đào tạo.
• Hình thức kèm cặp tại ca.
• Bài kiểm tra kiến thức và kỹ năng.
• Cơ chế xác nhận đủ năng lực.
• Tiêu chí đánh giá định kỳ.
• Nguyên tắc ghi nhận, nhắc nhở và kỷ luật.
• Kế hoạch phát triển ca trưởng và quản lý.

Đầu ra điển hình:

• Sơ đồ tổ chức.
• Mô tả công việc.
• Ma trận trách nhiệm.
• Lộ trình tiếp nhận nhân sự mới.
• Ma trận đào tạo.
• Phiếu xác nhận năng lực.
• Phiếu đánh giá nhân sự.

Mục tiêu là giúp quản lý chuyển từ người làm việc giỏi thành người biết tổ chức, kiểm tra, phản hồi và chịu trách nhiệm về kết quả cửa hàng.

Nội dung thực hiện:

• Lịch công việc của quản lý theo ngày, tuần và tháng.
• Cách lập lịch ca.
• Cách phân công theo sản lượng.
• Lịch kiểm tra chất lượng, quầy, kho, tiền và khu vực khách.
• Cách tổ chức họp đầu ca, họp tuần và rà soát tháng.
• Cách giao việc và xác nhận hoàn thành.
• Cách ghi nhận lỗi lặp lại.
• Cách phản hồi nhân sự.
• Cách xử lý sự cố và báo cáo vượt thẩm quyền.
• Cách theo dõi kế hoạch khắc phục.
• Cách duy trì đào tạo tại cửa hàng.
• Cách quản lý thay đổi tài liệu.

Đầu ra điển hình:

• Lịch quản lý tiêu chuẩn.
• Lịch kiểm tra.
• Mẫu họp đầu ca và họp tuần.
• Nhật ký vấn đề và hành động.
• Bảng theo dõi lỗi lặp lại.
• Ma trận phân quyền.

Mục tiêu là giúp chủ quán và quản lý nhìn được một số chỉ số đủ để phát hiện lệch chuẩn, không biến cửa hàng thành một bộ máy báo cáo nặng nề.

Nội dung thực hiện:

• Doanh thu theo ngày và khung giờ.
• Số hóa đơn.
• Giá trị trung bình mỗi hóa đơn.
• Cơ cấu doanh thu theo nhóm sản phẩm và kênh bán.
• Giá vốn lý thuyết.
• Chênh lệch tồn kho.
• Hủy hàng và nguyên nhân.
• Chi phí nhân sự theo doanh thu hoặc giờ làm.
• Giảm giá, hủy và hoàn hóa đơn.
• Tình trạng tiền mặt và đối soát.
• Phản hồi và khiếu nại.
• Lỗi chất lượng và làm lại món.
• Năng suất hoặc thời gian phục vụ theo dữ liệu có thể thu thập.
• Mức cảnh báo cần quản lý hoặc chủ quán can thiệp.

Đầu ra điển hình:

• Báo cáo cuối ngày.
• Báo cáo tuần.
• Báo cáo tháng.
• Bảng cảnh báo vận hành.
• Hướng dẫn đọc và xử lý từng nhóm chỉ số.