ĐỪNG TIẾP TỤC SỬA QUÁN BẰNG CẢM GIÁC KHI CHƯA BIẾT NGUYÊN NHÂN GỐC

Phadin không chỉ nhìn tổng doanh thu. Dữ liệu được tách để hiểu doanh thu đến từ đâu, thời điểm nào và bằng cấu trúc nào.

Nội dung phân tích:

• Doanh thu ngày, tuần và xu hướng trong kỳ.
• Số hóa đơn.
• Giá trị trung bình mỗi hóa đơn.
• Số sản phẩm trung bình mỗi hóa đơn nếu dữ liệu cho phép.
• Doanh thu theo khung giờ.
• Doanh thu theo ngày trong tuần.
• Doanh thu theo nhóm sản phẩm.
• Doanh thu tại quán, mang đi và giao hàng.
• Doanh thu trước và sau giảm giá.
• Tỷ trọng khuyến mại, hủy và hoàn hóa đơn.
• Phí nền tảng giao hàng nếu được cung cấp.
• Các thời điểm có nhu cầu nhưng quán chưa khai thác tốt.
• Các thời điểm quảng cáo tạo khách nhưng năng lực phục vụ không theo kịp.

Câu hỏi cần trả lời:

Quán đang thiếu khách, thiếu giá trị mỗi đơn, thiếu khả năng bán thêm hay đang mất doanh thu vì vận hành không đáp ứng được nhu cầu?

Phadin kiểm tra mỗi nhóm sản phẩm theo cả doanh số, lãi gộp, tốc độ làm, mức độ dùng chung nguyên liệu và vai trò trong thực đơn.

Nội dung phân tích:

• Sản phẩm bán chạy.
• Sản phẩm có lãi gộp tốt.
• Sản phẩm bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp.
• Sản phẩm ít bán nhưng chiếm nhiều nguyên liệu.
• Sản phẩm có thời gian pha chế dài.
• Sản phẩm thường bị làm lại hoặc bị phản hồi.
• Giá vốn lý thuyết từ công thức.
• Giá vốn thực tế khi dữ liệu cho phép.
• Định lượng thực tế so với công thức.
• Giá bán và khoảng giá.
• Cơ cấu nguyên liệu dùng chung.
• Nguy cơ tồn, hết hạn và hủy hàng.
• Tác động của giảm giá đến lãi gộp.
• Khả năng bán thêm, bán kèm và nâng giá trị hóa đơn.

Ma trận thực đơn được phân thành các nhóm:

• Nên giữ và ưu tiên bán: bán tốt, lợi nhuận phù hợp, quầy xử lý hiệu quả.
• Nên tối ưu: có nhu cầu nhưng giá vốn, định lượng, giá bán hoặc tốc độ làm chưa phù hợp.
• Nên thử nghiệm lại: chưa đủ dữ liệu hoặc tiềm năng chưa được khai thác đúng.
• Nên cân nhắc loại bỏ: bán thấp, lợi nhuận thấp, chiếm nhiều nguyên liệu hoặc tạo áp lực vận hành không cần thiết.

Câu hỏi cần trả lời:

Thực đơn đang tạo lợi nhuận hay đang tạo thêm sự phức tạp mà khách hàng không trả tiền cho sự phức tạp đó?

Phadin quan sát quầy bằng chuỗi thao tác thật, không chỉ nhìn cách bố trí trên bản vẽ.

Nội dung kiểm tra:

• Luồng nhận đơn, chuẩn bị, pha chế, hoàn thiện và giao món.
• Số bước di chuyển của nhân viên ở các sản phẩm chủ lực.
• Vị trí nguyên liệu, đá, ly, nắp, dụng cụ và thiết bị.
• Thời gian chờ giữa các công đoạn.
• Thời gian ra món thực tế.
• Tỷ lệ làm lại hoặc sửa món.
• Điểm tắc trong ca cao điểm.
• Năng lực thiết bị so với nhu cầu.
• Cách chuẩn bị nguyên liệu trước ca.
• Cách bổ sung nguyên liệu giữa ca.
• Cách giao tiếp giữa thu ngân, pha chế và phục vụ.
• Điều kiện vệ sinh, dán nhãn và bảo quản tại quầy.
• Công suất ước tính của quầy trong một giờ.

Câu hỏi cần trả lời:

Quầy đang chậm vì con người, vì luồng thao tác, vì thiết bị, vì cách chuẩn bị hay vì thực đơn quá phức tạp?

Phadin kiểm tra dòng chảy nguyên liệu từ đặt hàng đến khi được bán, hủy hoặc tồn lại.

Nội dung kiểm tra:

• Quy trình đặt hàng.
• Phê duyệt đơn mua.
• Nhận hàng và kiểm số lượng, chất lượng.
• Đơn vị tính khi nhập và khi xuất dùng.
• Cách ghi nhận nhập, xuất, tồn.
• Mức tồn tối thiểu và tối đa.
• Cách bảo quản.
• Ngày mở, ngày chuẩn bị và thời hạn sử dụng.
• Chuyển kho hoặc chuyển ca.
• Hủy hàng và lý do hủy.
• Nguyên liệu hết hạn hoặc tồn lâu.
• Chênh lệch giữa tồn lý thuyết và tồn thực tế.
• Trách nhiệm kiểm kê và xác nhận chênh lệch.
• Mẫu đối chiếu một số nguyên liệu trọng yếu.

Các nhóm thất thoát cần phân biệt:

• Thất thoát do định lượng.
• Thất thoát do chuẩn bị dư.
• Thất thoát do hủy và hết hạn.
• Thất thoát do đơn vị tính hoặc nhập liệu.
• Thất thoát do nhận hàng.
• Thất thoát do bàn giao ca.
• Thất thoát chưa xác định được nguyên nhân.

Câu hỏi cần trả lời:

Chênh lệch kho đang xuất hiện ở bước nào và cơ chế kiểm soát nào đang thiếu?

Phadin kiểm tra hệ thống khiến con người làm đúng hoặc làm sai, thay vì mặc định mọi vấn đề là do thái độ nhân viên.

Nội dung kiểm tra:

• Cơ cấu ca làm.
• Định biên theo khung giờ.
• Vai trò chủ quán, quản lý, ca trưởng và nhân viên.
• Cách phân công đầu ca.
• Mức độ rõ ràng của trách nhiệm.
• Quy trình mở, giữa, bàn giao và đóng ca.
• Cách tiếp nhận nhân viên mới.
• Cách đào tạo sản phẩm và thao tác.
• Cách kiểm tra năng lực.
• Cách ghi nhận lỗi và đào tạo lại.
• Cách quản lý kiểm tra công việc.
• Nhịp họp và báo cáo.
• Khả năng xử lý khi chủ quán vắng mặt.
• Tỷ lệ nhân sự so với doanh thu và công suất nếu dữ liệu đủ.
• Những việc đang phụ thuộc vào một cá nhân.

Câu hỏi cần trả lời:

Quán đang thiếu người, thiếu năng lực, thiếu quản lý hay thiếu một hệ thống giúp mọi người làm đúng?

Phadin quan sát hành trình thật từ lúc khách tiếp cận đến khi rời quán và xem xét phản hồi hiện có.

Nội dung kiểm tra:

• Khả năng nhận diện và tiếp cận.
• Cách khách hiểu thực đơn.
• Thời gian chờ gọi món.
• Thời gian chờ nhận món.
• Mức độ đúng món và đồng đều.
• Chất lượng sản phẩm.
• Thái độ và khả năng xử lý của nhân viên.
• Vệ sinh khu vực khách và quầy.
• Cách xử lý phản hồi, làm lại món hoặc hoàn tiền.
• Đánh giá trên các nền tảng nếu khách hàng cung cấp hoặc cho phép rà soát.
• Những điểm khiến khách dễ rời đi, không mua thêm hoặc không quay lại.
• Khả năng thu thập và sử dụng phản hồi khách hàng.

Câu hỏi cần trả lời:

Quán đang mất khách ở bước nào trong hành trình và có bằng chứng gì để xác định điều đó?