Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì?

Kinh doanh quán đồ uống, quán cafe vẫn đang là một xu hướng được nhiều người lựa chọn khởi nghiệp, nhưng muốn thành công phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? Cùng đội ngũ chuyên gia Phadin Coffee tìm hiểu để bạn có sự chuẩn bị chu đáo nhất cho việc khởi nghiệp kinh doanh.

1. Xác định vốn và mục tiêu kinh doanh

• Xác định số vốn bạn có cho việc mở quán cafe là bao nhiêu? Trong đó cần xác định rõ vốn cố định và vốn lưu động, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khởi đầu và phát triển của quán. 
• Xác định chi phí cố định và chi phí duy trì hoạt động theo lượng vốn: 

+ Chi phí cố định: tiền đặt cọc và thuê mặt bằng đợt 1, tiền thi công, trang trí quán, tiền dụng cụ, bàn ghế…

+ Chi phí duy trì: tiền thuê nhân công, tiền nguyên liệu, tiền điện nước, tiền pháp lý, tiền chi cho quảng cáo, khuyến mại…

• Xác định mục tiêu kinh doanh: Không có mục tiêu kinh doanh thì quá trình hoạt động sẽ dễ bị “lạc”, cũng như quán có thể rơi vào tình trạng lỗ. 

Bạn cần đặt ra cho mình những mục tiêu như trong 3 tháng đầu cần đạt được điều gì. Ví dụ như doanh số đạt 200 triệu/tháng, mục tiêu 1 năm – 2 năm… Tuy nhiên cần phải đặt ra những mục tiêu hợp lý, phù hợp với tiềm lực và thị trường, không phải là những mục tiêu viển vông.

2. Chọn địa điểm mở quán, thiết kế không gian quán cafe

• Trước đó, bạn cần xác định mô hình quán cafe phù hợp và đi theo định hướng của bạn: quán cafe thường, quán cafe take-away, quán cafe sân vườn hay quán cafe nhượng quyền…? 
• Đối tượng khách hàng chính của quán là ai? Họ yêu thích phong cách nào, điều gì làm họ thấy ấn tượng? 
• Số vốn bạn có thể bỏ ra cho địa điểm, mặt bằng và thiết kế? 

Từ đó, bạn sẽ xác định được địa điểm mở quán và thiết kế không gian quán với phong cách phù hợp.

Nếu bạn dự định mở quán cafe lớn cần cố định địa điểm thì nên chọn lựa thật kĩ lưỡng. Ví dụ như quán cafe sân vườn, cần chọn địa điểm có không gian thoáng đãng, diện tích lớn, tốt nhất là không gần đường lớn để tránh khói bụi và tiếng ồn… Phong cách thiết kế chủ đạo là hướng đến sự tự nhiên, không gian thoáng mát, nhiều cây xanh… Còn quán cafe dành cho giới trẻ thì có thể chọn những địa điểm gần các trường đại học, phong cách đa dạng từ hiện đại, trẻ trung đến vintage, hoài cổ…

3. Chuẩn bị nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế, phục vụ

Để mở quán cà phê thì cần mua những thiết bị, vật dụng gì chắc hẳn luôn là nỗi trăn trở của những người chủ quán. Tuỳ thuộc vào quy mô và menu của quán, bạn có thể chuẩn bị theo những nhóm sau: 

• Nhóm Đồ gỗ, Quầy bar, Inox
• Nhóm Mạng, camera, hút mùi, âm thanh
• Nhóm Máy móc – Thiết bị, dụng cụ pha chế

+ Bao gồm: Máy pha cafe; Máy xay cafe; Máy xay sinh tố; Máy ép hoa quả; Máy xay đá; Máy lọc nước; Máy đánh trứng; Lò vi sóng

+ Dụng cụ pha chế đồ: Ca đánh sữa, bình lắc pha chế, đồ bào…

+ Vật dụng phụ: dụng cụ đánh bọt, que khuấy, đồ lọc, bình lắc, bình đong rượu phin pha cà phê…

 

• Nhóm vật dụng phục vụ: Cốc, chén, đĩa, ly; Khay bưng đồ; Giá treo; Giấy ăn; Menu; Túi đường nhỏ pha trà, cafe… 
• Nhóm Dụng cụ vệ sinh quán: Máy hút khói; Máy khử mùi; Thùng rác; Khăn lau… 
• Nhóm vật dụng nội thất, trang trí. Nhóm này rất rộng tuỳ thuộc vào phong cách mỗi quán là khác nhau. Tuy nhiên dưới đây là list những đồ nội thất cơ bản bạn cần lựa chọn: Quầy pha chế; Tủ trưng bày; Tủ lạnh; Bàn ghế (số lượng tùy theo mô hình cà phê); Biển hiệu; Đèn led; Đèn tạo hiệu ứng; Vật dụng phụ (tùy mô hình): lọ hoa, kệ sách, đèn đốt nến, tranh ảnh, đồng hồ, chuông gió…
• Nhóm Vật dụng cho nhân viên: Đồng phục; Tạp dề; Bảng tên…
• Nhóm sản phẩm, phần mềm quản lý quán: Két đựng tiền; Máy bán hàng; Máy order; Máy quẹt thẻ…
• Khác

Bạn có thể tìm thấy tất cả các máy móc, thiết bị pha chế phục vụ cho quán cafe tại: https://phadincoffee.com/

4. Xây dựng đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên cũng tuỳ thuộc vào quy mô của quán và chi phí nhân sự mà bạn có thể bỏ ra. Nếu quán của bạn ở quy mô nhỏ, bạn có thể là người chịu trách nhiệm chính cho việc pha chế và quản lý chất lượng. Nếu quy mô lớn hơn, bạn có thể thuê một đội ngũ nhân viên pha chế và phục vụ, bạn chỉ là người điều hành và quản lý.

Những nhân viên phục vụ trong quán không những cần biết tư vấn, bán hàng mà phải có tác phong phục vụ chuyên nghiệp, tận tình và niềm nở. Đây chính là một trong những yếu tố quan trọng khiến khách hàng có thể quay lại quán bạn thường xuyên. 

Ngoài ra bạn cũng cần chú ý huấn luyện chuyên môn, kỹ năng cho nhân viên tạo sự phối hợp ăn ý giữa nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân khẳng định sự chuyên nghiệp với khách hàng. Để đạt được những điều trên, bạn cũng cần chăm sóc nhân viên thật tốt, trả lương xứng đáng và là người truyền cảm hứng cho nhân viên.

5. Xây dựng quy trình quản lý hiệu quả 

Dù quán có quy mô nhỏ hay lớn, bạn cũng cần xây dựng quy trình quản lý hiệu quả. Từ quy trình quản lý kho, nhập hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên đến quy trình bán hàng kiểm kê, bán hàng… đều phải rõ ràng và hợp lý. 

6. Xây dựng thương hiệu cho quán cafe

Nếu bạn xác định quán cafe có thương hiệu nhất định về lâu về dài thì cần một hệ thống giúp nhận diện và xây dựng thương cho quán. 

Hệ thống này cơ bản bao gồm tên quán, logo, menu, bao bì… 

Bạn cũng có thể tiếp thị bằng các kênh truyền thống hoặc các kênh truyền thống xã hội như Facebook Fanpage, Instagram, Youtube… Trong thời gian đầu có thể sử dụng các chương trình khuyến mãi hay một số cách thức quảng bá quanh khu vực như phát tờ rơi, đặt booth dùng thử… để thu hút khách hàng. Lưu ý, việc tiếp thị phải đi đôi với chất lượng sản phẩm và phục vụ thì mới đem lại hiệu quả.

Một số mô hình kinh doanh quán cafe đẹp bạn có thể tham khảo

Quán cafe phong cách vintage: Quán cafe vintage thường có không gian đậm chất cổ điển, với màu sắc trầm, các đồ nội thất vintage, tường gạch và đồ trang trí đồng cổ. Với 30 triệu, bạn có thể tìm kiếm các món đồ nội thất cũ, đồng thời thiết kế quán theo phong cách vintage.

Quán cafe phong cách scandinavian: Phong cách scandinavian thường có màu trắng, đen và màu xám, tạo cảm giác thoải mái, sạch sẽ, tươi mới và tinh tế. Bạn có thể chọn các đồ nội thất đơn giản, một vài cây xanh và các chi tiết trang trí nhỏ để tạo ra không gian ấm cúng.

Quán cafe phong cách đương đại: Phong cách đương đại thường có kiểu dáng hiện đại, sử dụng nhiều chất liệu mới và hiện đại như kính, thép và gỗ. Bạn có thể chọn đồ nội thất hiện đại, tạo sự ấn tượng cho khách hàng.

Quán cafe phong cách Bohemian: Phong cách Bohemian thường có màu sắc tươi sáng, đa dạng và sử dụng nhiều chất liệu tự nhiên như da, gỗ và lụa. Bạn có thể tìm kiếm các món đồ trang trí từ thị trường đồ cũ và chọn các món đồ nội thất đa dạng để tạo ra không gian đầy màu sắc và sáng tạo.

Quán cafe phong cách Rustic: Phong cách Rustic thường có màu nâu và gỗ, tạo sự ấm áp và gần gũi với thiên nhiên. Bạn có thể chọn đồ nội thất và trang trí theo phong cách này, tạo ra không gian ấm cúng và mộc mạc.

Giải đáp một số thắc mắc của khách hàng khi mở quán cà phê

Chi phí mở quán cafe 100m2 là bao nhiêu?

Chi phí mở quán cafe có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, diện tích, kiểu dáng quán, mô hình kinh doanh và các yêu cầu khác của chủ quán. Tuy nhiên, ở đây tôi sẽ cung cấp một số thông tin về chi phí mở quán cafe để bạn có thể tham khảo.

• Chi phí thuê mặt bằng: Chi phí thuê mặt bằng là khoảng 20-30% tổng chi phí đầu tư mở quán. Giá thuê mặt bằng tùy thuộc vào vị trí và diện tích quán, cũng như thỏa thuận giữa chủ quán và chủ nhà. Ví dụ, nếu bạn muốn thuê một mặt bằng có diện tích 100m2, với giá thuê khoảng 250.000 đồng/m2/tháng thì tổng chi phí thuê mặt bằng trong vòng 6 tháng là khoảng 450 triệu đồng.
• Chi phí thiết kế và trang trí: Chi phí thiết kế và trang trí quán cafe có thể tùy thuộc vào phong cách quán, nếu bạn muốn thiết kế quán cafe có phong cách đơn giản, chi phí sẽ ít hơn so với một quán cafe với phong cách sang trọng hoặc vintage. Tuy nhiên, khoảng chi phí này cũng chiếm khoảng 20-30% tổng chi phí đầu tư. Ví dụ, nếu bạn dự định thiết kế quán cafe có phong cách vintage, với chi phí trang trí khoảng 300 triệu đồng.
• Chi phí mua sắm thiết bị: Chi phí mua sắm thiết bị cần thiết như máy pha cà phê, máy xay cà phê, bàn ghế, tủ lạnh, tủ đông, bếp, máy tính tiền, hệ thống âm thanh… cũng là một khoản chi phí lớn. Tùy vào nhu cầu kinh doanh của bạn mà chi phí này có thể dao động từ 150-300 triệu đồng.
• Chi phí quảng cáo và marketing: Chi phí quảng cáo và marketing cũng là một khoản chi phí không thể thiếu khi mở quán cafe. Bạn có thể tạo website, quảng cáo trên các mạng xã hội như Facebook, Instagram, hay tạo ấn phẩm quảng cáo như tờ rơi, banner, hộp quà tặng… Chi phí này có thể dao động

Muốn mở quán cafe thì học ngành gì?

Không có một ngành học cụ thể nào yêu cầu để mở quán cafe. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thành công trong kinh doanh quán cafe, có kiến thức về kinh doanh và quản lý là rất cần thiết. Dưới đây là một số ngành học có liên quan đến kinh doanh quán cafe:

• Quản trị kinh doanh: Ngành học này cung cấp cho bạn kiến thức về kinh doanh và quản lý, từ quản lý tài chính, quản lý nhân sự đến quản lý chiến lược và marketing.
• Du lịch và khách sạn: Ngành này tập trung vào việc cung cấp dịch vụ cho khách du lịch, bao gồm cả dịch vụ ẩm thực và quản lý khách sạn.
• Nghệ thuật ẩm thực: Ngành này tập trung vào việc học cách nấu ăn và chế biến thức ăn, trong đó có cả việc pha chế cà phê.
• Thiết kế nội thất: Ngành này giúp bạn có kiến thức về cách thiết kế và trang trí quán cafe sao cho hấp dẫn và thu hút khách hàng.

Ngoài ra, việc tự học và tham khảo kinh nghiệm từ các quán cafe khác cũng là một cách tốt để trau dồi kiến thức và kinh nghiệm.

Mở quán cafe cùng Phadin Coffee

Trên đây là những chia sẻ khi mở quán cafe cần chuẩn bị những gì được đội ngũ chuyên gia Phadin Coffee tư vấn dựa theo kinh nghiệm set-up và làm việc trong lĩnh vực kinh doanh đồ uống. 

Mở một quán cafe dù quy mô nhỏ hay lớn đều cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc chưa có nhiều kiến thức trong việc khởi nghiệp quán cafe, bạn nên tìm những người dẫn dắt và định hướng. 

Hơn 8 năm lành nghề trong việc cung cấp các loại máy móc, thiết bị pha chế cho quán cà phê, đồ uống. Cùng đội ngũ tư vấn set-up quán dày dặn kinh nghiệm, Phadin Coffee tự hào đồng hành với hàng ngàn khách hàng trên khắp cả nước để mang đến những vật dụng tốt và phù hợp nhất cho quán. 

Trên đây là những vật dụng cần thiết khi mở quán cà phê các bạn không thể bỏ qua. 3 yếu tố quyết định làm nên sự thành công khi mở quán cà phê là chất lượng đồ uống – không gian – phục vụ, do đó lựa chọn những thiết bị cho quán thật sự rất quan trọng. Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng list danh sách các vật dụng cần thiết hoặc có thể kết nối với Phadin Coffee để được tư vấn từ A-Z, chúng tôi sẽ cùng bạn chuẩn bị chỉn chu nhất cho quán cà phê của bạn.

Hi vọng bạn sẽ sớm thành công với hướng đi mà mình đã lựa chọn!